PREMESSA

Tutorial dell’applicativo «Libro Firma-Protocollo» in adozione al Comune di Palermo. Il presente Documento vuole essere una breve guida per l’utente nella prima fase della complessa operazione di “passaggio al digitale” del Comune di Palermo, illustrando la procedura operativa da seguire per veicolare digitalmente tutti quei documenti indirizzati ad un soggetto privato o ad un Ente pubblico mediante l’applicativo LIBRO FIRMA-PROTOCOLLO.

La procedura si compone di 4 fasi:

  • Fase A: è la fase della Richiesta. Il soggetto Responsabile della U.O. o il responsabile del procedimento nel caso di UU.OO. complesse, provvede a caricare nella procedura il documento da veicolare in formato PDF accessibile (non derivato da scansione di atti cartacei).
  • Fase B: è la fase della Pre-protocollazione. Il soggetto addetto al protocollo informatico, inserisce tutti i dati necessari a rendere il documento idoneo ad essere protocollato. Il numero di protocollo, a differenza di quanto avviene nelle note cartacee, verrà generato automaticamente dal Sistema a seguito dell’apposizione della firma digitale da parte del soggetto firmatario.
  • Fase C: è la fase della Predisposizione alla Firma. Il soggetto che aveva effettuato la richiesta, riceverà una e-mail che lo informerà del fatto che l’addetto al protocollo ha completato la fase di pre-protocollazione. A questo punto si collegherà al Libro Firma e stabilirà le “policy di firma” sottoponendo il documento al Dirigente (o ai Dirigenti) responsabili.
  • Fase D: è la fase della Firma Digitale. Il Dirigente responsabile (o i Dirigenti nel caso di documento sottoposto a firma doppia) provvede a firmare digitalmente il documento collegandosi al Libro Firma ed in automatico il documento stesso verrà protocollato. Una e-mail automatica informerà il richiedente (colui che nella fase A ha caricato il documento) dell’avvenuto completamento della procedura e del numero e data di protocollo.

Resterà a questo punto l’incombenza di inviare il documento al suo destinatario. Per far ciò, dopo aver visualizzato il numero di protocollo nella sezione Richieste o in quella di Pre-protocollazione, il richiedente o l’addetto al protocollo o il soggetto comunque deputato all’inoltro della corrispondenza potrà accedere all’archivio protocollo, ricercare il numero e scaricare i file allegati che andranno poi trasmessi via e-mail al destinatario, o in modo cartaceo (qualora il destinatario sia sprovvisto di posta elettronica) apponendo la dicitura “copia cartacea conforme all’originale informatico agli atti dell’ufficio”.